1. Set up dự án:
- Lập kế hoạch triển khai chi tiết và kế hoach tổng nhận bàn giao.
- Thiết lập và tổ chức triển khai kế hoạch vận hành.
- Tư vấn CĐT/ BQT danh mục hồ sơ pháp lý nhận bàn giao, các pháp lý liên quan khi nhận hồ sơ trễ hạn.
- Liệt kê danh mục những tài sản nhận bàn giao
- Điều phối, phân công nhiệm vụ đội ngũ team set up trong công tác nhận bàn giao
- Tư vấn cho CĐT/BQT chọn lựa nhà thầu phụ (e-parking, bảo vệ, vệ sinh,..)
- Đọc bản vẽ hoàn công tòa nhà, bản vẽ M&E và thống kê số liệu
- Hoàn thiện quy trình, biểu mẫu (song ngữ), checklist, SOPs, tài liệu training.
- Hoàn thiện các nội quy sử dụng tiện ích
- Tư vấn CĐT, tham gia soạn thảo sổ tay vận hành
- Tư vấn CĐT/ BQT các vấn đề liên quan đến thu chi, ngân sách, xuất hóa đơn, diện tích chung riêng, quy định chế tài,...
- Tham gia phỏng vấn, huấn luyện, đào tạo nhân viên mới.
- Đảm nhận vị trí trưởng ban quản lý cho dự án mới (nếu cần)
- Đại diện làm việc trực tiếp với khách hàng, đưa ra phương hướng, giải pháp cho nhân sự bên dưới
2. Công tác quản lý, điều hành:
- Lập master plan, action plan cho phòng vận hành và dự án.
- Lên kế hoạch kiểm tra chất lượng công tác vận hành từng dự án.
- Tổng hợp các tồn đọng và đề xuất cải thiện dịch vụ.
- Lên chương trình đào tạo nhân sự Ban quản lý và nhà thầu phụ.
- Tham mưu, tư vấn giải pháp liên quan đến công tác quản lý vận hành bao gồm các quy định, thông tư, pháp lý, hệ thống tòa nhà, ngân sách hoạt động, thu chi, hợp đồng, hành chính,...
- Chuẩn bị bản thảo Kinh phí dự trù vận hành hằng năm cho BQT/CĐT.
- Kiểm tra báo cáo tài chính, bảng cân đối và sổ cái chung cho tòa nhà trước khi cung cấp cho BQT/CĐT.
- Chịu trách nhiệm kiểm soát ngân sách chặt chẽ và các đề xuất sửa chữa.
- Đề xuất kinh phí dự trù hằng năm cho quỹ bảo trì đảm bảo đủ kinh phí cho các chi tiêu.
- Thường xuyên tố chức các đợt kiểm tra đột xuất, phản ứng của nhân viên về an toàn lao động, an toàn PCCC,..
- Đại diện công ty tham dự các buổi họp với Chủ đầu tư, Ban quản trị đưa ra các giải pháp tối ưu và hợp lý nhất.
- Tư vấn cho CĐT/BQT về các quy định của Pháp luật trong công tác quản lý vận hành chung cư.
- Chủ động tương tác với cư dân, khách hàng.
- Tham gia tổ chức, điều phối diễn tập PCCC, HNNCC.
- Đề bạt, điều chuyển nhân viên phù hợp cho từng vị trí.
- Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ theo quy định cơ quan nhà nước và theo tiêu chuẩn ISO.
3. Công tác phối hợp:
- Phối hợp với các trưởng bộ phận thống nhất phương án vận hành.
- Có khả năng đưa ra quyết định và giải pháp đúng đắn một cách nhanh chóng, kịp thời.
- Tham gia khảo sát và báo giá.
- Tham gia thuyết trình phương án vận hành.
