1.Tiếp nhận thông tin khiếu nại
- Nhận thông tin từ phía khách hàng qua Chủ nhãn; bên Sales, Marketing về các vấn đề liên quan tới khiếu nại.
- Phân loại khiếu nại để tiến hành xử lý thông tin
2. Liên hệ bộ phận liên quan để xử lý thông tin
- Đối với các thông tin đã có sẵn trong bộ Q&A thì trả lời dựa theo kịch bản đã có.
- Đối với các thông tin chưa có cần liên hệ các phòng/ ban liên quan tới sản phẩm để xử lý khiếu nại nhanh chóng, đúng thời hạn.
3. Phản hồi khách hàng và lưu hồ sơ
- Theo dõi tiến trình xử lý thông tin và phản hồi khách hàng hợp lý nhất
- Lưu hồ sơ các sự vụ đã được giải quyết.
4. Thực hiện đầy đủ các báo cáo kết quả hoạt động cho cấp trên
- Báo cáo tiến trình tiếp nhận/ xử lý và phản hồi khách hàng gửi khiếu nại.
- Báo cáo số lượng các phản hồi và thái độ khách hàng sau khi kết thúc quy trình xử lý khiếu nại.
- Các báo cáo khác khi có yêu cầu từ Trưởng bộ phận
