1. Xác định yêu cầu và nhu cầu thu mua.
- Phân tích, xác định rõ những yêu cầu về kích thước, thành phần, màu sắc, và một số các thông số kỹ thuật của hàng hóa,...tiến hành lập kế hoặc thu mua.
2. Lập kế hoạch mua, tìm kiếm, đánh giá NCC
2.1. Đối với những hàng hóa đã nhập nhiều lần
- Liên hệ lại với những nguồn cung cũ để thu mua.
- Check giá các nguồn khác để nắm được giá cả thị trường
2.2. Đối với hàng hóa mới
- Tìm kiếm nhà cung cấp (NCC) mới, luôn đảm bảo số lượng 3 nhà cung cấp đã đánh giá và sẵn có trong danh mục nhà cung ứng
- Đánh gíá NCC theo tiêu chuẩn của công ty (năng lực, sản phẩm, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi, phương pháp thanh toán, tiềm năng phát triển.... để mọi thời điểm chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất.)
- Trình hồ sơ đánh giá cho GĐTC và Chủ Đầu Tư (CĐT) xem xét và phê duyệt
- Soạn thảo Hợp đồng mua hàng, hỗ trợ trưởng nhóm trong việc xem xét và đánh giá hợp đồng cung ứng
- Lưu giữ toàn bộ hồ sơ đánh giá NCC, đơn đặt hàng, hợp đồng
- Theo dõi, cập nhật thông tin nhà cung cấp chính thức theo vào file data NCC theo quy định của công ty
3. Khảo sát giá cả thị trường.
- Định kỳ 1 tháng/lần khảo sát giá cả thị trường với các loại hàng thường xuyên mua hàng: vật tư điện, nước để duyệt giá tháng
- Báo cáo trưởng nhóm mua hàng kết quả khảo sát vào ngày 20-25 hàng tháng để làm căn cứ đàm phán giá với NCC, lên danh sách vật tư dự kiến mua trong tháng
4. Thực hiện thủ tục mua hàng.
- Nhận phiếu yêu cầu mua hàng của các bộ phận, sau khi duyệt giá, tạo đơn hàng vào hệ thống phần mềm kế toán, theo dõi nhận hàng, có phiếu nhập kho làm thủ tục thanh toán
- Theo dõi quá trình giao hàng cho các bộ phận liên quan. Đàm phán với các NCC thực hiện đổi trả hàng nếu hàng hóa NCC giao không đúng với yêu cầu trên PO
5. Trực tiếp mua hàng ngoài với các mặt hàng phát sinh
- Nhận phiếu yêu cầu mua hàng của các bộ phận, sau khi duyệt giá, tạo đơn hàng vào hệ thống phần mềm kế toán, theo dõi nhận hàng, có phiếu nhập kho làm thủ tục thanh toán
- Theo dõi quá trình giao hàng cho các bộ phận liên quan. Đàm phán với các NCC thực hiện đổi trả hàng nếu hàng hóa NCC giao không đúng với yêu cầu trên PO
6. Trực tiếp mua hàng ngoài với các mặt hàng phát sinh
- Trực tiếp đi mua hàng ngoài với các mặt hàng nhà cung cấp không giao hàng tại nhà hàng.
- Hàng tuần báo cáo tổng hợp các mặt hàng phải mua ở ngoài và đề xuất hướng giải quyết để nâng cao hiệu quả công việc và tiết kiệm chi phí
